An Hoai Thai's Notes

Database

đọc 6 phút

Thiết kế database

1. PRINCIPLES (Định hướng thiết kế)

  1. Meeting-centric: Mọi entity đều quy chiếu về cuộc họp.

  2. Traceability-by-design: Tất cả action/decision/risk phải truy lại được “được phát biểu ở phút nào, bởi ai, trong cuộc họp nào”.

  3. Audit compliance: Bắt buộc lưu:

    • Lịch sử sync sang Planner/Jira

    • Lịch sử edit minutes, confirm items

  4. Scalable AI compute: Dữ liệu transcript được chia nhỏ dạng TranscriptChunk để phục vụ ASR + diarization + RAG timeline.

  5. RAG-ready: Lưu metadata tài liệu + embedding vector store.

SQLAlchemy Models

SQLAlchemy Models (còn gọi là ORM Models) là các lớp Python đại diện cho các bảng trong cơ sở dữ liệu.
SQLAlchemy dùng các model này để:

  • Tự động tạo bảng (hoặc migrate bảng)

  • Map dữ liệu giữa Python object ⇄ Database row

  • Cho phép bạn thao tác với database bằng Python thay vì viết SQL thủ công

Nói ngắn gọn:
Model = Object trong code Python tương ứng với một bảng trong database.

📘 MEETMATE DATABASE SCHEMA DOCUMENTATION

Version: 1.0
Engine: PostgreSQL + pgvector
Purpose: AI-powered Meeting Intelligence System (Pre → In → Post meeting)

1. Overview

MeetMate là hệ thống hỗ trợ họp thông minh gồm ba pha:

  1. Pre-meeting
    Sinh agenda, tài liệu, gợi ý người cần mời, thu câu hỏi.

  2. In-meeting
    ASR transcript, live recap, action/decision/risk mining, Ask-AI, tool-calling.

  3. Post-meeting
    Sinh minutes, đồng bộ tasks, reminders, highlights, Q&A từ transcript.

Database schema được thiết kế để:

  • Audit-friendly: truy vết mọi quyết định trong transcript

  • AI-native: hỗ trợ embedding, vector search, chunking

  • Scalable: module hóa theo từng pha meeting

  • Multi-organization: hỗ trợ nhiều công ty, phòng ban

2. Core Entities

(Organization, User, Project, Department)

MeetMate là multi-tenant nên tất cả user, project, department nằm dưới một organization.

2.1 Organization

Quản lý tenant:

ColumnDescription
idUUID
nameTên tổ chức
created_atThời điểm tạo

2.2 Project

Gắn meeting theo sản phẩm/dự án:

ColumnDescription
organization_idFK đến organization
name, codeTên & mã dự án

2.3 Department

Phòng ban của user và meeting:

2.4 User Account

User thuộc tổ chức, có thông tin cần thiết cho AI personalization.

Vai trò:

  • user

  • chair

  • PMO

  • admin

Indexes:

  • idx_user_email

  • idx_user_org

3. Meeting Core

3.1 Meeting

Đối tượng trung tâm của hệ thống.

FieldDescription
external_event_idID Sync từ Outlook/Teams
organizer_idAi là host
phasepre / in / post
meeting_typerisk / steering / sprint / daily
project_id, department_idLiên kết tổ chức

Indexes giúp tối ưu truy vấn:

  • tổ chức, loại họp, thời gian

3.2 Meeting Participant

Trạng thái RSVP + tracking join/leave.

| role | organizer / required / optional / attendee |

4. Pre-meeting Module

Mục tiêu: chuẩn bị agenda, đọc tài liệu, gom câu hỏi.

4.1 Agenda Proposed (AI-generated)

Lưu agenda tự động.

| status | draft / approved / rejected |

AI dùng bảng này để:

  • regenerate agenda

  • track chỉnh sửa

  • so sánh bản dự thảo với bản final

4.2 Preread Documents (RAG)

Tài liệu AI gợi ý đọc trước.

| relevance_score | mức liên quan từ AI |
| status | suggested / accepted / ignored |

4.3 Pre-meeting Questions

Thu câu hỏi/risk từ người tham dự.

| type | question / risk / demo_request |

4.4 Meeting Suggestions

AI gợi ý:

  • người cần mời

  • tài liệu cần đọc

  • policy cần xem

  • action cần chuẩn bị

5. In-meeting Module

Phần quan trọng nhất của MeetMate.

5.1 Transcript Chunk

Kết quả từ:

  • ASR speech-to-text

  • diarization: phân người nói

  • segmentation: chia đoạn

Lý do chia chunk:

  • Tăng tốc vector search

  • Lưu metadata speaker

  • Liên kết đến action/decision/risk

  • Dễ crop video highlight

FieldDescription
chunk_indexthứ tự xuất hiện
start_time / end_timegiây từ đầu cuộc họp
speakerspeaker_0, speaker_1
speaker_user_idmap user nếu nhận diện được
confidencetừ ASR

Indexes:

  • meeting_id

  • meeting_id + start_time

5.2 Live Recap Snapshot

AI nén 1 nhóm chunk thành recap 1–3 phút.

5.3 Action / Decision / Risk Items

Ba bảng riêng để hỗ trợ:

  • phân quyền

  • sync task

  • audit

  • phân tích performance

Mỗi item có nguồn gốc:

  • source_chunk_id

  • source_text

→ Audit: “Action này được nói ở phút nào? Ai nói?”

Action Fields:

FieldDescription
owner_user_idai chịu trách nhiệm
deadlinehạn
statusproposed → confirmed → completed

5.4 Ask-AI Query

Khi user hỏi trong họp:

  • MeetMate RAG transcript + documents

  • Lưu câu hỏi, câu trả lời, citation

  • Lưu chunk context để giải thích vì sao AI trả lời vậy

5.5 Tool-calling Logs

Ghi lại các thao tác:

  • Tạo task Planner

  • Tạo lịch Outlook

  • Mở tài liệu SharePoint

Giúp audit + debug workflow.

5.6 Agenda Progress Tracking

Phục vụ timeboxing và etiquette AI.

6. Post-meeting Module

6.1 Meeting Minutes

Minutes AI-generated.

| version | vì minutes có thể được chỉnh nhiều lần |
| status | draft / reviewed / approved / distributed |

Hỗ trợ:

  • exec summary

  • HTML

  • markdown

6.2 Minutes Distribution Log

Theo dõi việc gửi minutes qua:

  • email

  • Teams

  • sharepoint

Hỗ trợ:

  • trạng thái đọc

  • failed retry

6.3 Task Sync Log

Đồng bộ action item sang:

  • Jira

  • MS Planner

  • Asana

6.4 Deadline Reminder Log

Gửi nhắc hạn:

  • 3 ngày trước deadline

  • 1 ngày trước

  • overdue

6.5 Highlight Clip

Phục vụ video summary:

FieldDescription
start_timevị trí video
reasonvì sao chọn đoạn này
transcript_textđể hiển thị caption

6.6 Post-meeting Q&A

Cho phép user truy vấn transcript sau họp.

7. Vector Store (RAG)

7.1 Document

Nguồn tài liệu tổ chức:

  • SharePoint

  • LOffice

  • Upload

  • Wiki

7.2 Document Embedding

Mỗi chunk 100–500 từ:

  • embedding vector (1536)

  • metadata: {page, heading, section}

Dùng cho:

  • semantic search

  • Ask-AI

  • pre-read suggestions

7.3 Transcript Embedding

Phục vụ:

  • search nội dung cuộc họp cũ

  • build highlights

8. Chat & Session Management

8.1 Chat Session

Một session chat liên quan đến:

  • meeting

  • user

  • loại context: pre/in/post

8.2 Chat Message

Lưu hội thoại:

  • role (user/assistant/system)

  • citations

  • tool-calls

9. Audit & History

9.1 Minutes Edit History

Theo dõi chỉnh sửa từng trường minutes.

9.2 Item Confirmation Log

Ghi lại:

  • Ai confirm action

  • Trạng thái trước–sau

  • Comment

10. Vector Index (pgvector IVFFlat)

Hai index tối ưu cho:

  • semantic document search

  • semantic transcript search

CREATE INDEX idx_docemb_vector ON document_embedding 
USING ivfflat (embedding vector_cosine_ops) WITH (lists = 100);

11. Relationship Diagram (mô tả tổng quát)

  • organization → 1-n → user_account

  • organization → 1-n → project, department

  • meeting → n-n → user_account (meeting_participant)

  • meeting → 1-n → transcript_chunk

  • meeting → 1-n → action/decision/risk

  • meeting → 1-n → ask_ai_query

  • meeting → 1-n → meeting_minutes

  • meeting_minutes → 1-n → distribution_log

  • document → 1-n → document_embedding

  • transcript_chunk → 1-n → transcript_embedding

12. Summary

Database này được thiết kế để hỗ trợ 4 mục tiêu chính:

1. Meeting Intelligence

  • Action mining

  • Decision tracking

  • Timeboxing

  • Transcript summarization

2. AI-powered RAG

  • Semantic document search

  • Transcript Q&A

  • Policy lookup

3. Audit & Compliance

  • Traceability hành động, quyết định

  • Lịch sử chỉnh sửa minutes

  • Logging tool-calling

4. Scalability

  • Multi-organization

  • Vector store tách rời

  • Module hóa theo pha meeting

Biểu Đồ